العمل عن بعد: كيف تتعامل مع فيروس كورونا دون أن تفقد كفاءة الموظفين؟
بعد أن تفشى فيروس كورونا في العالم أجمع، دخل العديد منا في حالة من اليقظة والذعر والتضليل واليوم، أريد أن أشاطركم الحديث حول طبيعة عملي الذي أتخصص فيه: العمل عن بعد.
تعرفون أنه بإمكان فيروسات مثل كورونا أن تهدد ما هو أكثر بكثير من صحة البشر. ففي سياق حالة الطوارئ الصحية التي تعيشها البلاد، أدت الإجراءات المترتبة على تلك الحالة إلى انخفاض الإنتاجية وفقدان الكفاءة في معظم أماكن العمل بسبب الانقطاعات وتغيير مواعيد الاجتماعات أو حتى إلغائها، والسبب الذي كان مفاجئًا بالنسبة لهذه الجهات هو اضطرار بعضهم للعمل عن بعد.
ومن المتوقع أن يكون لانخفاض الإنتاجية في الصين أثرًا مباشرًا على الناتج المحلي الإجمالي، مع تداعيات ذلك التأثير في جميع دول العالم.
ولهذا، فإن واجب كل رئيس شركة أن يضمن سلامة موظفيه مع حفاظه على إنتاجية الشركة. وهنا ستدرك جيدًا أن لدى الشركات التي تعمل عن بعد منذ سنوات ميزة لا تتوافر في الشركات العادية: أنها هجينة.
العديد من تلك الشركات يعمل 60٪ من موظفيها على الأقل من مكان آخر غير المكتب. وستجد أن الكثير منهم استعدوا وتدرّبوا على استخدام التقنيات الرقمية بما يسمح لهم بتنفيذ مهام أعمالهم على النحو الصحيح تجاه كل ما هو ضروري للتعامل معه:
كالناس والثقافات والعمليات والتقنيات إلخ.
كيف يمكن لمفهوم العمل عن بعد أن يكون الحل؟
دعونا نفكر في الأمر: ذكرت العديد من الشركات أنها بالفعل تنفذ استراتيجيات العمل عن بعد. هذا هو الحال لدى تويتر ونايكي ونستله والعديد من الشركات الشهيرة التي تشجّع غيرها على اتخاذ تلك الخطوة الكبيرة.
حتى في عالمنا العربي، هناك الكثير من الشركات التي تعمل عن بعد. ومن المؤكد أن الغالبية العظمى منها تقوم بالفعل بتقييم أو العمل على استراتيجيات مرنة للعمل عن بعد، أو العمل من المنزل. وفي ظل ظروف كهذه، يكون تنفيذ هذه الممارسة أسهل لأن هناك بالفعل بيئة عمل افتراضية وتدريبات مُسبَقَة واعتماد على التكنولوجيا والبرمجيات والأجهزة وخلافه.
وعلى العكس من ذلك، إذا تم تنفيذ العمل عن بعد بدون تخطيط موجز؛ ممكن أن يعني بذل جهد أكبر أو حتى انخفاض الإنتاجية إذا لم تتحقق النتائج المتوقعة.
الأمر ليس سهلاً، إنه يتطلب خطة وعدة أمور واضحة، مثل:
إدارة عملية الاتصالات بوضوح وثبات وشفافية
· التدريب على أدوات العملَ عن بعد: وهنا ننصح باستخدام أدوات منصات إدارة المشاريع على غرار المنصة العربية الواعدة أنا. أدوات “أنا” بديهية للاستخدام ولا تستغرق وقتًا لتعلمها، في حين ينبغي استخدامها بالشكل الخاص الذي يتناسب تحديدًا مع نشاط الشركة؛ فهذه العملية لا تأتي مع أي أداة كما تعلمون.
· توضيح آلية العمل: من حيث المهام والمنتجات والعمليات والجداول الزمنية والتسليم والاجتماعات.
طلب المساعدة من فرق من ذوي الخبرة في العمل عن بعد. يمكن للشركات طلب المشورة من منصات العمل الحر حتى تتمكن من اتخاذ خطواتها الأولى نحو العمل عن بعد؛ ليتمكنوا من الحصول على المساعدة من المهنيين المستقلين أو ليساعدوهم في وضع خطة طوارئ بقدرات موسعة.
· المرافقة: على قادة الفرق المزيد من الجهد المبذول لتسهيل هذا التغيير وللقيام بـ: التواصل المستمر والمتابعة واجتماعات الفريق والملاحظات.
وفي الختام
أعتقد أنه على الرغم من أنهم يعملون مع فريقهم بأكمله في نفس المكتب، فمن المهم إنشاء عادات تشغيلية وتنظيمية وعادات اتصال تجعلهم ينتقلون بشركتهم إلى مستوى أعلى. وهذا بالتأكيد بعيد المنال في الوقت الحالي.
فإذا كانت شركتك لا تنفذ مبادرات العمل عن بعد حتى الآن، فهذا هو الوقت المناسب لحل هذه المشكلة- سواء كان ذلك من خلال تخصيص أيام محددة ولو يوم واحد للعمل عن بعد أو حتى العمل عن بعد بنسبة 100 ٪ – دون فقدان الإنتاجية والكفاءة.