فيروس كورونا: 5 خطوات لتنفيذ العمل عن بعد

فيروس كورونا

أصاب فيروس كورونا الجديد أكثر من 190 ألف شخص وتسبب بالفعل في أكثر من 7900 حالة وفاة. ولم تتأثر بالوباء، كما صنفته بذلك منظمة الصحة العالمية مؤخرًا، صحة البشر فحسب، بل تأثر به الاقتصاد العالمي وعانت بسببه العديد من الشركات ــ وهو الأمر الذي أثار التساؤلات حول كيفية تطوير نموذج جديد للعمل من المنزل للحد من تفشي الفيروس التاجي الجديد.

جمعنا نصائح خبراء العمل عن بعد لتكون دليلًا لتنفيذ العمل من المنزل. إنها خمس خطوات فقط، والتي يمكن القيام بها من قبل أي شركة، من أي حجم. وإذا أردت الاستزادة في هذا الباب؛ ننصحك بقراءة “دليل العمل عن بعد“.

تعرّف على كيفية الحفاظ على إنتاجية موظفيك وفي الوقت نفسه لمنع الفيروس التاجي الجديد من الانتشار بينهم:

1- اتبع سياسات العزل والفحص والحجر الصحي

إن الخطوة الأولى هي اتباع سياسات الفحص الإلزامي والعزل والحجر الصحي بحسب ما تحدده القوانين والتشريعات في الدول التي تفشى فيها فيروس كورونا. وتنص غالب تلك التشريعات على تدابير الصحة العامة لمكافحة الفيروس التاجي.

ويجوز أن يخضع الموظفون لفحوص طبية ومختبرية ولقاحات وعلاجات طبية إلزامية. لذلك، قم بتهيئة شركتك إذا تغيب الموظفون في حالات الطوارئ وقم بوضع احتمالات استبدال العمالة في حالات الإصابة أو الوفاة – لا قدّر الله -.

كما يمكن أن يقوم الموظف بعزل نفسه والامتناع عن استخدام أدوات أو سلع أو طرود الشركة. والهدف هو منع انتشار الفيروس التاجي الجديد. وتتمثل الخطوة التالية في الحجر الصحي، وذلك في حال تأثر العديد من الموظفين بالفيروس، أو عند عودة بعضهم مؤخرًا من رحلة إلى بلد يعاني من وباء كورونا.

أقصى مدة للحجر الصحي هي 14 يومًا، ويمكن أن يستمر لمدة 14 يومًا أُخَر عند وجود نتيجة مختبرية تثبت استمرارية خطر انتقال الفيروس. ومن المعلوم أن الفترة تعتبر غيابًا مبررًا مدفوع الأجر. لذا، أكرر، ضع خططًا بديلة لاستبدال العمالة أو أنشئ بنية تحتية للعمل عن بعد – وهو ما سيدور الحديث حوله فيما يلي.

2- وفَّر البنية التحتية المناسبة للعمل عن بعد

يجب على الشركة توفير وسائل العمل عن بعد لموظفيها بنفس الطريقة التي يتم بها العمل وجهًا لوجه. ولا ينبغي للشركة إجراء تغييرات يمكن أن تخالف تعاقدها الأول مع الموظفين عند الانتقال إلى بيئة العمل عن بعد، حتى وإن كان لفترة مؤقتة.

على سبيل المثال: بما أن الموظف الذي اعتاد السفر لتخليص أوراق العمل أو لعقد صفقات تابعة للشركة سيتوقف عن السفر، فربما تتوقف الشركة هي الأخرى مؤقتًا عن دفع تكاليف التنقل، لكنها في الوقت نفسه لا ينبغي لها التوقف عن التكفل بمتطلبات بيئة العمل من معدات وغيرها كما كانت تفعل في مقرها.

كما يجب أن يكون لدى الشركة بنية تحتية مناسبة للعمل عن بعد، والتي تشمل كل شيء بدءًا من جهاز كمبيوتر جيد إلى اتصال سريع بالإنترنت.

ومن الجدير بالذكر أنه في حال توقيع عقد للعمل عن بعد، فيجب أن يحدد العقد من هو المسؤول عن شراء المعدات (الشركة أم الموظف) ودفع النفقات اللازمة لتوفير متطلبات هذا العمل. لكن ليس هذا هو الحال مع عقد العمل في مقر الشركة وجهًا لوجه، الذي يكون فيه احتمال العمل عن بعد يكون ضئيلًا أو لفترة مؤقتة ليس إلا.

3- أتِح وسائل اتصال فعّالة

ومن الضروري أيضا إجراء اتصال رقمي متسق بين المديرين والموظفين. استخدم أدوات الاتصال من تطبيقات التراسل وعقد المؤتمرات عبر الإنترنت مثل سلاك وزووم وسكايب وما شابه. وضع أيضًا مقاييس واضحة خلال فترة العمل من المنزل، مثل تنفيذ مشاريع تقوم الشركة بتحديدها وتحديد المهام المطلوبة لأجلها بشكلٍ واضح.

العمل عن بعد لا يؤتي أكله كثيرًا إذا انعدمت الثقة في تحقيق النتائج المرجوّة، لذلك نحن بحاجة إلى نشر الثقة فيما بين فرق العمل، وللقيام بذلك، فإننا بحاجة إلى العمل بشفافية.

4 – تحقَّق من التزام الموظفين بأعمالهم

عند إبرام اتفاق للعمل عن بعد من البداية؛ يكون المعيار – غالبًا – هو تسليم المشاريع أو إنجاز مهام محددة في الموعد النهائي المتفق عليه، وليس بعدد ساعات العمل. بينما في حال العمل وجها لوجه والذي يعتمد سياسة العمل عن بعد بشكلٍ مؤقت، يستمر الالتزام بنظام ساعات العمل على النحو المنصوص عليه.

لذلك، تتبَّع ساعات عمل الموظفين عن بعد وانظر في النتائج. على سبيل المثال، إذا كان لديك شبكة داخلية، يمكنك تتبع عمليات تسجيل الدخول والخروج لموظفيك، أو استخدم أنظمة التسجيل/النقاط الإلكترونية لتحديد ساعات العمل وتحليل مدى التزام الموظفين بها.

5- مع أو بدون فيروس كورونا الجديد، اعلم أن العمل عن بعد هو المستقبل

حتى إذا تم القضاء على فيروس كورونا الجديد، فإن التفكير في اعتماد العمل عن بعد في شركتك هو اتجاه الشركات في المستقبل، حيث يمكن أن يعزز هذا القرار من قدرة الشركة على جذب أو الاحتفاظ بأفضل المواهب لديها.

وبالإضافة إلى ذلك، فإن اعتماد العمل عن بعد يسمح للشركة بتعهيد المشاريع للمستقلين من خارج الشركة، سواء كانت تلك المشاريع كبيرة، أو لإنجاز مهام محددة عن بعد، كما هو الحال على منصتي مستقل وخمسات، على التوالي.

وهناك العديد من الشركات العربية التي تعتمد العمل عن بعد منذ سنوات. بل يمكننا القول إن الشركات شعرت بأمان أكبر في أعمالها نتيجة لاعتمادها على تنظيم وتطوير بيئة العمل عن بعد.

وبالتجربة نرى أنه يمكن أن تزيد إنتاجية الموظف فيما يتراوح بين 15٪ : 30٪ عند عمله عن بعد. إن المهنيين الذين يعملون من المنزل يقدرون هذا النوع من الفرص لتحقيق الثقة بين أطراف العمل، وأيضًا لتحقيق توازن أفضل بين الحياة المهنية والحياة الشخصية.

انتقل إلى أعلى